Como administrar sua empresa a distância?

Sua empresa cresceu, abriu filiais e agora você precisa saber como administrar sua empresa a distância. Ou você simplesmente quer oferecer o benefício do home office ao seus colaboradores, ou ainda gerenciar seus vendedores externos.

O fato de não estar presente pode parecer complicado, confuso e até causar uma leve sensação de insegurança para o gestor. Mas com a ajuda de algumas ferramentas e um bom planejamento é possível economizar um bom dinheiro e ainda aumentar a produtividade.

Seja por necessidade ou por escolha, um número bastante considerável de empresas empregam trabalhadores remotos. Segundo uma pesquisa realizada na Cúpula de Liderança Global,  34% dos líderes empresariais disseram que pretendem contar com mais de 50% da equipe trabalhando remotamente em tempo integral até 2020.

A oferta de trabalho remoto na FlexJobs – um site especializado – recentemente aumentou em 17% e acredita-se que 58% da força de trabalho americana trabalhará como freelancer até 2027.

Já uma outra pesquisa realizada pela PGi em âmbito global, afirma que 50% dos trabalhadores que aderiram ao trabalho remoto parcialmente, querem aumentar suas horas de trabalho remoto. E 60% deles gostariam de trabalhar remotamente em tempo integral.

Outro aspecto interessante é observar a valorização das pessoas por trabalhos cada vez mais flexíveis. Segundo um levantamento da FlexJobs, a saída dessas pessoas dos empregos por falta de flexibilidade no trabalho aumentou de 17% em 2014 para 32% em 2017.

A mudança de cultura é tamanha que os órgãos regulamentadores tiveram que se atualizar a nova realidade. Dessa forma, a principal mudança é que o trabalho remoto passou a ter regras definidas. Anteriormente, estávamos sujeitos à interpretação das normas do trabalho convencional aplicadas a essa modalidade.

Essa regulamentação garante maior segurança jurídica para empresa e para o trabalhador. A lei da reforma trabalhista no Brasil tem um capítulo inteiro dedicado ao trabalho remoto, chamado de “teletrabalho” na norma.

Nos casos de contratos já vigentes, a formalização pode ocorrer por meio de um aditivo — um texto complementar ao contrato existente. Para novos contratos, basta redigir um contrato individual de trabalho com base nas regras estipuladas.

Vantagens do trabalho remoto

As principais vantagens de contratar uma equipe à distância é que os salários e despesas de escritório podem ser menores em outras localidades. Mas você não precisa ter várias empresas para economizar, basta oferecer o benefício de trabalhar em casa para a sua equipe local.

Sem fronteiras geográficas

Muitos trabalhos complexos que antes só poderiam ser realizados dentro da empresa, agora podem ser feitos à distância e de forma segura. Graças a evolução tecnológica, é possível administrar sua empresa a distância como se estivesse no local.

Qualquer pessoa, mesmo morando em uma região pequena, pode ter acesso a profissionais e serviços altamente qualificados independentemente de onde ela mora.

Mais inspiração

Quantas vezes já aconteceu de ficarmos o dia inteiro buscando uma solução, uma resposta para um determinado problema e de repente uma ideia brilhante surge enquanto estamos relaxando?

A flexibilidade de escolher o momento mais inspirador, o convívio familiar e com animais de estimação, além de várias outras atividades lúdicas, favorecem a criatividade e a elaboração de soluções.

Isso não significa dizer que não haja limites. O trabalho remoto, como qualquer outro, exige o cumprimento de prazos e a preocupação com a produtividade.

Aumento da produtividade

Diversos estudos apontam o aumento da produtividade de quem trabalha remotamente. Isso ocorre devido ao fato de que ao trabalhar sozinho o trabalhador se dispersa menos.

Além disso, o trabalhador escolhe horários e desenvolve com flexibilidade sua própria metodologia. Como cada um de nós rende mais de formas diferentes, cada um pode trabalhar em um formato mais adequado.

Retenção de talentos

A adoção trabalho mais flexível com certeza deixará seus colaboradores mais felizes, pois eles terão mais tempo para a família e menos aborrecimento no trânsito.

Há uma tendência das pessoas em buscar cada vez mais flexibilidade no trabalho. Profissionais mais felizes no trabalho, sentem-se mais valorizados e tendem a permanecer mais tempo na empresa.

Benefícios de trabalhar a distância

É importante frisar que nem todo mundo se adapta a trabalhar a distância.

Muitas pessoas têm dificuldade de autogerenciamento ou adaptação. É importante ter isso em mente na hora de decidir administrar sua empresa a distância ou oferecer home office ao seus colaboradores.

Qualidade de vida

O home office favorece um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional. O colaborador perde menos tempo com deslocamento, pode participar mais ativamente da vida dos filhos e assumir compromissos em horários diversos.

A possibilidade de moldar a vida conforme sua própria conveniência diminui o estresse, a ansiedade e melhora a qualidade de vida.

Maior liberdade

Muitas empresas já admitem comportamentos menos formais dentro do escritório. O trabalho remoto abraça a liberdade já que pode ser realizado de qualquer lugar, até mesmo em uma praia.

Então, como administrar sua empresa a distância?

Vendo todas essas vantagens é possível que você esteja motivado em colocar o trabalho remoto em prática. Mas é necessário atenção em alguns pontos para aproveitar o máximo os benefícios e evitar frustrações.

Estabeleça normas

Para quem gerenciaria empresas ou pessoas a distância, o não cumprimento de prazos e tarefas não realizadas podem ser tornar um problema constante. Sendo assim, é fundamental criar um documento que detalhe o que fazer quando surgir algum problema e as consequências de se cometer um erro.

Capacite seus colaboradores

Os colabores devem estar aptos a tomarem as melhores decisões mesmo sem a sua presença, para isso é necessário que eles estejam devidamente capacitados para tocar o negócio da melhor forma possível.

Defina metas

As metas devem ser individuais, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Assim, o colaborador pode priorizar suas atividades e o gestor avaliar o seu desempenho.

Comunique-se

Desenvolver a comunicação continuamente é essencial para a empresa e os colaboradores tomarem decisões mais ágeis e corretas, além de trazer uma sensação de maior segurança para o gestor e o colaborador.

Marque reuniões presenciais

Encontros presenciais periódicos diminuem a ansiedade do lado do gestor e a sensação de solidão do lado do colaborador. Os períodos das reuniões dependem da natureza do negócio, mas mesmo que você não consiga estar presente em todos os encontros marcados, uma vídeo chamada será o suficiente, ao menos até o próximo encontro.

Saiba delegar

No caso de filiais ou de equipes de vendas, identificar um líder entre seus colaboradores é uma segurança a mais para o gestor. Nomear o responsável pela operação exigirá maior compromisso e responsabilidade do colaborar. Ele deverá ser reconhecido pelo seu esforço e ser capaz de resolver quaisquer assunto relacionado a empresa.

Saiba cobrar resultados

Se a meta não foi alcançada em um determinado mês, pode ser algo ocasional. Se a meta não foi alcançada em dois meses seguidos, pode ser um problema. Neste caso é crucial que se trabalhe para identificar e resolver a causa desse problema. Cobrar resultados não é exigir apenas números, mas também orientar.

Ferramentas que podem lhe auxiliar

Algumas ferramentas também ajudam as empresas e os colaboradores no trabalho remoto. E em muitos casos agilizam muito mais os processos que os meios tradicionais, efetuar uma venda direto no smartphone é totalmente diferente de você ter que passar um e-mail com os dados do cliente ou ligar para a loja física para faturar um pedido por exemplo, no smartphone, as informações fluem mais rapidamente.

Comunicação e reuniões

Para lhe auxiliar na comunicação ferramentas de vídeo conferência como o Skype, Google Meet e Appear garantem uma reunião quase que corpo a corpo, pois além da vídeo chamada é possível compartilhar telas e enviar documentos.

Com o Slack a comunicação acontece em canais, organizados por projeto, tópico, equipe ou o que for mais adequado para você. Também há pesquisas de conversas avançadas e integrações com diversas plataformas.

Para mensagens rápidas há o Whatsapp, que também permite enviar e receber fotos, vídeos e áudios, além de informar a sua geolocalização e realizar chamadas pela internet.

Compartilhamento de arquivos

Se o objetivo é manter os documentos sempre compartilhados, sem a necessidade de comunicação direta, você pode utilizar o Dropbox, OneDrive ou Google Drive.

Os dois últimos possuem opções de criar documentos online onde todos podem visualizar e editar o mesmo documento simultaneamente, além de oferecem serviço de e-mail e agenda virtual.

Gerenciamento de projetos

Se você precisa de uma ferramenta mais robusta para gerenciar tarefas onde possa ter um acompanhamento completo de um projeto, gerir prioridades e ter acesso a relatórios de desempenho, você pode utilizar o Todoist, Wrike ou Runrun.it.

Software de gestão online

Se você já possui um software de gestão em seu estabelecimento, quer utilizá-lo em seu smartphone e assim agilizar o processo de venda, ter acesso a relatórios gerencias e entre outras informações, fale com o seu fornecedor e verifique a disponibilidade.

Conexão de área de trabalho remota

Você pode acompanhar as vendas da sua empresa, o fluxo de caixa, estoque, tirar relatórios, ter acesso a documentos e arquivos salvos em seu computador de qualquer lugar onde você esteja, por meio da internet, como se estivesse presente no estabelecimento.

Para isso você pode utilizar ferramentas disponíveis no mercado como o TeamViewer, LogMeIn, entre outras ou configurar alguns recursos de acesso remoto nativo do próprio sistema operacional.

As versões Professional, Enterprise e Ultimate do Windows oferece suporte a esse recurso, já no Mac OS X o Apple Remote Desktop dá conta do trabalho. Esse procedimento deve ser realizado por um profissional, a fim de evitar brechas de segurança.

Agora que você já tem as informações de como administrar sua empresa a distância, resta fazer um planejamento detalhado de todas as ações e realizar o treinamento adequado para a sua equipe.

Deixe aqui seu comentário ou seu questionamento, ele é muito importante para a melhoria do nosso trabalho.

Softwares em nuvem ou área de trabalho remota. Experimente agora mesmo.

Robson Lins

Bacharelando em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande e CMO na AM3 Soluções.